Если по роду своей деятельности вы часто разъезжаете по командировкам, то прекрасно знаете, о том, что помимо исполнения возложенных на вас служебных обязанностей, вам необходимо заглянуть в бухгалтерию и сдать отчет по истраченным денежным средствам во время поездки. И этот авансовый отчет вместе с чеками, счетами, актами необходимо передать лично в руки бухгалтеру в течение 3-х рабочих дней.
И не имеет значения: командировочные деньги были вам выданы перед поездкой или вам необходимо компенсировать истраченные собственные средства. Данную процедуру проходят все сотрудники. Подтверждением всех расходов являются:
- Проездные билеты;
- Чеки из мест проживания (гостиницы, общежития);
- Чеки с заправочных станций;
- Чеки из заведений питания.
Командировочный отчет является финансовым документом и подлежит тщательной проверки на подлинность. Финотдел во время проверки будет связываться с организациями, выдававшими чеки как устно, так и письменно. Как правило, самая крупная статья расхода — сумма за проживание.
Сотрудникам, которые самостоятельно расселяются на месте командировки и пытаются разместиться как можно экономичней (дешевая гостиница, частный сектор, хостел, родственники), придется для отчетности гостиничные чеки покупать. Помимо того, что чеки должны быть грамотно оформлены, они должны быть подтверждены предприятием, которое их выдало, во время проверки финансовым отделом с места работы командированного.
Приобрести гостиничные чеки Санкт-Петербург с возможностью подтверждения можно в любой организации, предлагающей данную услугу. Как правило, такие организации базируются в гостиницах, чеки которых впоследствии и реализуют.
Подобные организации вполне легальны и реализуют чеки законным способом. Процедура получения чека достаточно проста. Необходимо на официальном сайте организации оформить заявку с указанием всех данных по командировке для регистрации в гостинице и выписке чеков:
- Фамилию, имя, отчество командированного;
- Даты прибытия/убытия в Санкт-Петербург;
- Реквизиты предприятия места работы командированного;
- Сумма за проживание.
И через 2 дня на руки вы получите официальный, соответствующий российскому законодательству, пакет документов (включая чеки), такой же, как для всех проживающих, оформленный «задним» либо текущим числом и проведенный через ФНС.
